Planilha de despesas para condomínios: desenvolva a sua!

Em qualquer condomínio, o síndico tem muitas responsabilidades do ponto de vista de gestão. E, uma das suas responsabilidades mais importantes é prestar contas das movimentações financeiras. Para isso, nada melhor do que desenvolver uma planilha de despesas.

É dever do síndico estar sempre atento a todas as despesas que envolvem a gestão do condomínio, mas se ele não tiver uma planilha com todas essas despesas, a gestão torna-se muito mais difícil.

Confira algumas dicas e recomendações para desenvolver uma planilha de despesas dentro do seu condomínio, permitindo que você centralize todas suas tarefas de forma descomplicada e mais visual.

Por que ter uma planilha de despesas do condomínio?

No dia a dia dos condomínios, despesas e receitas são questões financeiras que devem ser monitoradas de perto pelo síndico.

E como sabemos, é de extrema importância acompanhar como estão os gastos do empreendimento dentro do planejamento anual do empreendimento. Somente assim, qualquer anomalia poderá ser rapidamente identificada.

Assim, dentre as muitas despesas de um condomínio, é preciso que você, no papel de síndico, fique atento aos seguintes pontos:

• Impostos, taxas e contribuições: INSS, serviço de água e esgoto, serviço de energia e IPTU;
• Despesas com conservação e manutenção: aqui estão incluídas as mensalidades da manutenção do elevador, renovação do seguro do condomínio, serviço de limpeza e consertos que não são mensais.
• Folha de pagamento e encargos: vale-transporte e cestas básicas dos colaboradores, de limpeza das dependências e de segurança, despesas trabalhistas, mensalidade do escritório de contabilidade, etc.
• Fornecedores diversos: despesas com empresas administradoras de condomínios, despesas bancárias e com impressão de documentos.
• Registro de inadimplência: registre os apartamentos com taxas de condomínio em débito.

É importante que esses gastos estejam descritos de forma minuciosa pelo síndico na planilha de despesas, para serem rateados de forma correta. Isso evita cobrança indevida, que poderia gerar descrença em algum condômino.

Além disso, a planilha com o demonstrativo do condomínio pode ser dividida em despesas:

• Fixas: Ocorrem todos os meses, caso dos contratos ou concessionária que o condomínio paga mensalmente;
• Variáveis: toda despesa que não estava programada e que variam conforme o mês;
• Extras: são os gastos do condomínio com situações não regulares, mas que necessitam de uma solução mais urgente. Por exemplo: conserto da piscina ou do parquinho.

A forma com que você vai alimentando sua planilha vai depender bastante do tipo das despesas. Por isso, organização e acompanhamento constante são essenciais para que você mantenha a planilha de despesas sempre em dia.

Como montar uma boa planilha de despesas do seu condomínio?

Como você viu anteriormente, a planilha de despesas vai lhe ajudar a controlar as despesas do seu condomínio. Nela, todas as transações financeiras devem ser devidamente registradas.

Para começar a estruturar a planilha para seu condomínio você precisa, primeiramente, eleger a plataforma utilizada.

Você pode até fazer planilhas de papel, mas a recomendação é utilizar alguma planilha digital, caso do programa Excel, pertencente ao pacote Office, ou a ferramenta de Planilhas Google, que é muito similar ao primeiro modelo.

Há também vários modelos de planilhas para condomínios já prontos na internet, basta fazer uma busca rápida e encontrar o modelo mais confortável.

Mas é importante lembrar que a planilha precisa ser personalizada e atualizada com os dados específicos do condomínio no qual você é o síndico.

A maioria das planilhas prontas disponibilizadas online traz três abas:

1. Plano de Contas

Nessa aba da planilha, todas as contas estarão descritas (recebimento de parcelas, recebimento de aplicações, despesas com funcionários, seguros, impostos, etc.).

O plano de contas precisa ser personalizado e descrever todas as contas do seu condomínio.

2. Demonstração Financeira

Conjunto de relatórios contábeis que expõem a situação financeira da empresa. Com base nos demonstrativos, é possível que você:

• Controle o fluxo de caixa;
• Apure os impostos; e
• Gerencie melhor os aspectos financeiros do condomínio.

3. Balancete

Dentro da planilha, é interessante ter um balancete das operações financeiras do condomínio, que deve englobar o período avaliado. Nele, devem constar o resumo das operações de receitas e despesas, bem como o saldo atual (total em caixa) do condomínio.

Além disso, o uso de planilhas pré-prontas é fator essencial para você gerar gráficos e cálculos automáticos.

Isso irá facilitar o entendimento de todos presentes na reunião, ajuda também a identificar os gastos excessivos que possam porventura onerar o caixa do condomínio.

4. Documentos de apoio

Além da planilha de despesas, é recomendável que tenha como provar de que os valores apresentados estão corretos. Para isso, busque juntar e apresentar uma série de documentos que comprovam os números.

Entre eles, estão:

• Certidões negativas do FGTS, INSS e Receita Federal, do condomínio e de empresas terceirizadas;
• Certificados de brigada de incêndio e para-raios;
• RIA dos elevadores;
• Seguro do prédio e de seus funcionários;
• Atestados que comprovem a dedetização e lavagem das caixas de água;
• Registros de pagamento de colaboradores

Todas essas informações devem ser organizadas e apresentadas junto com a planilha de despesas e prestação de contas do condomínio. O ideal é que a pasta fique disponível para que os moradores avaliem durante a reunião ou até mesmo fora dela.

Como diminuir os gastos do condomínio que você gerencia?

Imagine a seguinte situação: você apresentou a planilha de despesas a todos os condôminos, mas alguns moradores se assustaram com algumas despesas e sugeriram reduções para os meses seguintes.

Por isso, é dever seu, como síndico, ponderar algumas formas de reduzir os gastos do condomínio, gerando maior economia.

Há várias formas para fazer isso, como:

• Portarias inteligentes, reduzindo gastos com pessoal;
• Instalação de lâmpadas LED e utilização de sensores de presença, com vistas à economia de energia elétrica;
• Investimento em manutenção preventiva;
• Fazer planejamento de compras de itens comuns para o condomínio em lojas atacadistas, garantindo melhores preços;
• Busque alternativas para reduzir custos com a conta de água e energia.

Nessa última recomendação sugerimos que você opte pelas bombas de calor da Fasterm para condomínios, que são grandes condutoras da economia para um condomínio, sem comprometer o conforto de moradores.

Quando instaladas no condomínio, as bombas de calor geram uma economia de até 75%, que pode ser observada logo nos primeiros meses pós-instalação.

Essa economia é possível porque as bombas de calor Fasterm tem um baixo consumo de energia elétrica, usada eletricidade apenas como fonte de alimentação.

Essas bombas absorvem o calor do ambiente e através de transferência térmica, aquecem os boilers ou reservatórios de água de banho a 60º.

Além disso, as bombas de calor Fasterm apresentam outros benefícios que incentivam sua adoção em condomínios:

• Não exige alvará e autorizações para sua instalação;
• O processo de instalação é bastante simples;
• Não exige manutenções preventivas especializadas;
• Torna seu condomínio mais sustentável;

Diante disso tudo, todo o investimento com uma bomba de calor será compensado com uma significativa economia de energia elétrica e, quando isso for apresentado na planilha de despesas, você será considerado o “melhor síndico do mundo” pelos seus condôminos.

Para saber mais sobre a economia que você terá ao investir em uma bomba de calor Fasterm, confira o simulador de economia para seu condomínio.