Planejamento anual do condomínio: Veja como fazer

Conforme artigos que já publicamos, entender a gestão condominial como Processos de Negócio e fazer o planejamento anual do condomínio é uma das melhores maneiras de otimizar a gestão, melhorar o uso dos recursos disponíveis, sejam financeiros, humanos ou insumos de qualquer natureza.

Para isso, o ideal é que, ao iniciar um novo ano, o Síndico desenvolva alguns documentos que irão ajudá-lo a controlar as atividades no condomínio.

Três documentos são fundamentais: um plano de ação, para o que deverá ser alterado ou implementado no condomínio; um modelo de controle financeiro, para manter as receitas e despesas sob controle; um cronograma de manutenção preditiva/preventiva, para garantir a segurança e o controle das instalações.

O que você vai ler neste artigo:

• Como elaborar um plano de ação
• Liste as tarefas envolvidas nesses objetivos
• Liste os objetivos em planilhas com todas as tarefas envolvidas
• Como elaborar a planilha de controle financeiro
• Mantenha um rígido controle financeiro e realize ajustes sempre que necessário
• Como criar um cronograma de manutenção preventiva

Como elaborar um plano de ação

O plano de ação deverá abordar soluções para problemas recorrentes, antecipação àqueles previstos para ocorrer ou, ainda, melhorias a fim de reduzir custos ou aumentar a satisfação dos condôminos.

Existem diversas formas e métodos para elaborar um plano de ação, mas podemos simplificar a elaboração deste documento em alguns passos:

Defina os objetivos

Os objetivos podem ser desde questões diretas, como a criação de um playground nas áreas comuns, até ações que priorizem reduzir custos do condomínio e que, portanto, merecem uma análise ainda mais atenta e profunda.

O importante, acima de tudo, é que os objetivos sejam plausíveis. Para isso, chegamos à segunda etapa:

Crie metas mensuráveis

Quaisquer que sejam os objetivos, para que o desenvolvimento seja perceptível e para que erros ou falhas de planejamento possam ser corrigidas em tempo hábil é necessário “quebrar” esses objetivos em etapas no planejamento anual do condomínio.

Para os exemplos acima, as etapas do objetivo “criar playground” podem ser: proposição do tema na assembleia de condomínio, definição do espaço a ser alocado para a instalação do playground, levantamento dos custos para compra dos brinquedos, etc.

Já para o objetivo “Reduzir gastos do condomínio”, a primeira etapa seria verificar quais são esses gastos. A partir daí, e para cada um deles, pensar em possíveis soluções. Inspecionar o condomínio em busca de vazamentos, para evitar desperdício de água, ou considerar novos modelos de aquecimento de água, para reduzir os custos com aquecimento, são opções viáveis.

A vantagem das metas mensuráveis é que possibilitam a criação de um cronograma, transformando uma ideia (um conceito vago, abstrato, uma intenção) em um projeto com análises e conclusões técnicas que justificam e facilitam a defesa da proposta perante a assembleia do condomínio e sua aprovação.

Um projeto que torna claro os objetivos propostos, com início, meio e fim definidos em uma sequência de atividades relacionadas.

O que nos leva ao próximo passo do Plano de Ação:

Liste as tarefas envolvidas nesses objetivos

Pensar em uma tarefa de forma absoluta torna impossível mensurar os prazos e custos com sabedoria e impossibilitam uma análise gradativa do cumprimento da meta. Por outro lado, quebrar etapas maiores em micro tarefas permite maior controle e organização do processo.

Um plano de ação não precisa de um cronograma muito estrito, mas a definição dos componentes de cada uma das tarefas relacionadas aos objetivos levantados dá uma ideia mais realista dos desafios a serem enfrentados, levantamento de custos e definição de um cronograma.

Crie um cronograma de relatórios no planejamento anual do condomínio

Combinar com os colaboradores de cada projeto datas regulares para retorno quanto ao andamento das tarefas referentes a cada objetivo dará ao Síndico uma visão do todo, noção do que está evoluindo ou atrasando e capacidade de priorizar tarefas, além de corrigir erros antes que impactem em outras etapas dos objetivos elencados no planejamento anual do condomínio.

Com tudo isso em mente, é hora de documentar o trabalho para iniciar a execução.

Liste os objetivos do planejamento anual do condomínio

Uma planilha para apresentação e controle do plano de ação pode ser facilmente elaborada no Excel, conforme modelo abaixo:

Em inglês, usam uma sigla para nortear a criação de planos de ação, que você pode aproveitar para desenvolver uma planilha eficiente: chamam de SMART (Esperto, em português). As letras significam ESpecífica, Mensurável, Atingível, Relevante, Temporal.

Isso significa que suas metas devem:

• ter um foco bem definido;
• possibilidade de serem medidas;
• possibilidade de serem alcançadas;
• ser importantes para a gestão do condomínio;
• ser atingidas em determinado espaço de tempo.

Com esses conceitos em mente, é mais fácil pensar as tarefas e planilhas de um condomínio de forma organizada, por mais volumosas que sejam.

Como elaborar a planilha de controle financeiro

É indispensável que o Síndico saiba prever e controlar as receitas e despesas do condomínio.

Para realizar esse planejamento e garantir a execução dos projetos do condomínio, alguns passos precisam ser tomados para a elaboração de planejamento assertivo:

Saiba quais são as despesas do condomínio

Este levantamento pode ser feito nos controles de gastos dos anos anteriores. Os valores não precisam (e não serão) idênticos, mas é possível trabalhar com estimativas.

As despesas ordinárias e extraordinárias mais comuns de condomínios são:

Despesas ordinárias

• Pessoal e RH;
• Consumo (Água, Luz, Gás);
• Manutenção e conservação;
• Administrativas (Contador, Empresas Terceirizadas…);
• Materiais;
• Seguro.

Despesas Extraordinárias

• Emergências
• Benfeitorias
• Ressarcimentos e reparações

Além disso, é fundamental que o condomínio tenha um fundo de reserva, no qual seja depositada toda a receita sobressalente, para garantir o financiamento de novos investimentos e também para sanar imprevistos.

Mantenha um rígido controle financeiro e realize ajustes sempre que necessário na gestão do condomínio

Nem sempre nossos planos caminham como deveriam. O Síndico deve estar pronto para identificar alterações no planejamento financeiro e informar aos condôminos sobre as alterações necessárias no planejamento anual do condomínio.

Isso tudo é uma das maneiras para economizar evitar gastos desnecessários no condomínio. Para isso, o próximo documento é crucial:

Cronograma de manutenção preventiva para o condomínio

Um bom cronograma de manutenção irá reduzir em até 70% os custos de manutenção do condomínio. Manter em bom estado as instalações e equipamentos é sempre mais barato do que precisar comprar equipamentos novos ou realizar reformas e reparos.

Existe uma normativa da ABNT (NBR 15575) que dispõe sobre manutenção predial preventiva e deve ser de conhecimento do Síndico, ou de seu funcionário encarregado do controle e supervisão dos processos de manutenção.

Este documento possui um anexo com a descrição de diversas atividades. Só é necessário adaptar à realidade do condomínio e manter o controle e fiscalização das atividades, garantindo que sejam realizadas conforme previsto. Existem também modelos online de cronogramas, além de softwares que facilitam esse controle.

Por fim, lembre-se: esses controles e planos devem passar pelas Assembleias, de modo a garantir uma gestão do condomínio transparente.

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