Saiba como gerenciar o grupo do condomínio no WhatsApp

A qualidade da comunicação sempre foi essencial para condomínios. Uma comunicação mais efetiva entre síndicos e condôminos é um dos pontos que garantem a eficiência da gestão condominial. Ter um grupo do condomínio no WhatsApp é uma ótima opção.

Hoje em dia, praticamente todas as pessoas tem acesso ao WhatsApp. Consequentemente, ter um grupo do condomínio no aplicativo pode representar a forma mais eficiente de se comunicar com os moradores sobre tudo que ocorre no empreendimento.

Mas, como ocorre em qualquer grupo, há algumas inconveniências e problemas de comunicação que precisam de maior atenção. Cabe ao síndico adotar medidas para gerenciar esse grupo e tornar a comunicação mais eficiente.

Grupo do condomínio no WhatsApp: por que ter?

Antes de conhecer algumas dicas para gerenciar o grupo do condomínio no WhatsApp é bastante importante entender a real importância de tais grupos.

Todas as pessoas que conhecem esse aplicativo provavelmente sejam participantes de ao menos um grupo, seja da família, de trabalho ou de amigos.

Basicamente usamos esse aplicativo para facilitar nossa comunicação com mais pessoas, ao mesmo tempo.

Por essa característica de comunicação rápida e amplificada, ter um grupo de WhatsApp para o condomínio é uma ótima possibilidade.

Para o condomínio, a ferramenta tem a função de conectar toda a vizinhança, facilitando a comunicação de informações comuns a todos e ajudando o síndico na gestão do condomínio.

É possível, por exemplo, que o síndico promova a rápida propagação de anúncios importantes e de ciência de todos, como a data das reuniões condominiais ou aviso de algum serviço de manutenção.

Assim, o síndico deve adotar essa ferramenta de comunicação para garantir:

• Maior transparência das informações;
• Otimização do tempo;
• Prevenção de conflitos por ocorrências de desinformação;
• Divulgação de ações de melhoria para a infraestrutura e a vida coletiva;
• Redução da quantidade de chamadas diretas ao síndico para esclarecer dúvidas que poderiam já terem sido resolvidas com uma simples mensagem.

No entanto, garantir que todos esses pontos sejam aplicados corretamente não é uma tarefa tão fácil para o síndico, exigindo dele uma estratégia de comunicação mais eficiente e com regras bastante claras.

A boa gestão do grupo do condomínio no WhatsApp é essencial

Apesar das muitas possibilidades, os grupos de WhatsApp para condomínios são, na verdade, um aglomerado de moradores que podem falar e escrever o que quiserem.

Ou seja, o que seria a solução ideal para melhorar a comunicação pode resultar em sérios desentendimentos e até brigas, que distanciará os moradores e gerará uma grande dor de cabeça ao síndico.

Isso ocorre, porque entre os condomínios há sempre há aqueles moradores dispostos a contribuir positivamente dentro do grupo, mas também há aqueles que, por ingenuidade ou má-fé, faça mau uso gerando polêmicas desnecessárias.

Para evitar que os problemas de comunicação comprometam o dia a dia dos condôminos, aumentar a eficiência do gerenciamento do grupo do condomínio no WhatsApp é imprescindível.

Dicas para gerenciar o grupo do condomínio

Para que funcione corretamente e garanta uma boa comunicação, o grupo de WhatsApp do condomínio precisa seguir algumas regras, principalmente quando se trata de auxiliar na gestão de um condomínio.

Entre as dicas para gerenciar o grupo do condomínio, merecem destaque:

Defina todas regras as diretrizes para uso do grupo

Após criado, o administrador do grupo (preferencialmente o síndico), deverá definir e postar as regras para a utilização dessa ferramenta. Deixe bem esclarecido quais são os objetivos do grupo, como:

• Divulgação de comunicados;
• Alerta de ocorrências suspeitas;
• Avisos sobre problemas nas áreas do condomínio;
• Cronograma dos agendamentos das reservas de espaços comuns.

Também é preciso elencar as proibições e as penalidades em caso de desrespeito às diretrizes. Você, como síndico, deve agir rápido, na hipótese de postagens indevidas.

Pergunte se o morador quer fazer parte do grupo

Ter um grupo do condomínio no WhatsApp é uma forma de melhorar a comunicação entre todos os moradores. Mas isso não significa que todos são obrigados a participar.

Inicialmente, a criação do grupo deve ser aprovada em assembleia pela maioria.

Depois cabe ao síndico ou sub-síndico informar que quem tiver interesse em participar do grupo deve entrar em contato com a administradora e fazer a solicitação.

Restrinja alguns assuntos

Mesmo que seja permitida a discussão sobre assuntos condominiais, nunca dê liberdade total aos participantes do grupo.

Uma postagem sobre um assunto mais “espinhoso” pode se transformar em brigas condominiais entre condôminos e o síndico.

Para evitar maiores problemas, uma dica é fechar o grupo para comentários em caso de discussões acaloradas e dizer que este assunto será anexado à pauta da próxima reunião.

Também é importantíssimo censurar alguns temas, como política, religião, fofoca, termos pornográficos e linguagem agressiva.

Nunca exponha o nome de inadimplentes

O grupo do condomínio no WhatsApp é um canal de comunicação comum a todos os moradores, ou seja, deve transmitir a informação que seja dedicada a todos.

Por essa razão, não caia no erro de expor algum condômino sob situações constrangedoras, antiéticas e até mesmo ilegais.

Por exemplo, nunca exponha o nome de moradores inadimplentes. Caso precise fazer uma cobrança, faça ela direcionada e adote outras estratégias mais eficazes.

Além disso, a exposição de nomes e imagens de terceiros, em foto ou vídeo, não deve ocorrer em hipótese alguma dentro do grupo, principalmente em caráter de reclamação. Cabe ao síndico moderar isso de forma constante.

Também preste bastante atenção quanto à violação da intimidade e outras questões de moradores que, em alguns casos, podem até levar a processos judiciais.

Quando o síndico sabe utilizar a tecnologia do WhatsApp, certamente ele e os moradores têm uma ótima ferramenta de comunicação em mãos.

Mas para evitar rusgas e problemas entre moradores, uma boa gestão do grupo do condomínio é imprescindível.

Aproveite para conferir este material exclusivo e saiba como tornar a gestão do seu condomínio mais eficiente e econômica via uso de tecnologias.