Hoja de cálculo de gastos para condominios: ¡elabore la suya!

En cualquier condominio, el liquidador tiene
muchas responsabilidades desde el punto de vista de la gestión
. Y una de sus responsabilidades más importantes es rendir cuentas de las transacciones financieras. Para ello, nada mejor que elaborar una hoja de cálculo de gastos.

Es obligación del liquidador estar siempre al tanto de todos los gastos que implica la gestión del condominio, pero si no tiene una hoja de cálculo con todos estos gastos, la gestión se hace mucho más difícil.

Consulte algunos consejos y recomendaciones para elaborar una hoja de cálculo de gastos dentro de su condominio, que le permita centralizar todas sus tareas de forma sencilla y más visual.

¿Por qué tener una hoja de cálculo de gastos de condominio?

En la gestión diaria de las comunidades de propietarios, los gastos y los ingresos son cuestiones financieras que el liquidador debe vigilar de cerca.

Y como sabemos, es sumamente importante llevar un control de los gastos de la empresa dentro del planificación anual de la empresa. Sólo así se puede identificar rápidamente cualquier anomalía.

Así, entre los muchos gastos de un condominio, es necesario que usted, en el papel de liquidador, preste atención a los siguientes puntos:

• Impuestos, tasas y contribuciones: INSS, servicio de agua y alcantarillado, servicio de energía e IPTU;
• Gastos de conservación y mantenimiento: aquí se incluyen las cuotas mensuales de mantenimiento del ascensor, la renovación del seguro del condominio, el servicio de limpieza y las reparaciones que no son mensuales.
• Nómina y gastos: vales de transporte y cestas de comida de los empleados, limpieza de los locales y seguridad, gastos de mano de obra, gastos mensuales de contabilidad, etc.
• Proveedores varios: gastos con empresas de gestión de condominios, gastos bancarios y gastos de impresión de documentos.
• Registro de morosos: registrar los pisos con cuotas de condominio impagadas.

Es importante que el liquidador describa detalladamente estos gastos en la hoja de cálculo de gastos, para que puedan ser repartidos correctamente. Así se evita el cobro indebido, que podría crear incredulidad en algunos condóminos.

Además, la hoja de cálculo con la declaración de condominio puede dividirse en gastos:

• Arreglado: Se producen cada mes, el caso de los contratos o concesionario que el condominio paga mensualmente;
• Variable: todos los gastos no programados y que varían según el mes;
• Extras: son los gastos del condominio con situaciones que no son regulares pero que requieren una solución más urgente. Por ejemplo: reparar la piscina o el parque infantil.

La forma de alimentar su hoja de cálculo dependerá mucho del tipo de gasto. Por lo tanto, la organización y el control constante son esenciales para mantener la hoja de cálculo de gastos actualizada en todo momento.

¿Cómo crear una buena hoja de cálculo de gastos para su condominio?

Como ha visto antes, la hoja de cálculo de gastos le ayudará a controlar los gastos de su condominio. En él, todas las transacciones financieras deben quedar debidamente registradas.

Para empezar a estructurar la hoja de cálculo de su condominio, primero debe elegir la plataforma utilizada.

Incluso se pueden hacer hojas de cálculo en papel, pero la recomendación es utilizar alguna hoja de cálculo digital, caso del programa Excel, perteneciente al paquete Office, o la herramienta Google Spreadsheets, que es muy similar al primer modelo.

También hay varias plantillas de hojas de cálculo ya hechas para condominios en Internet, basta con hacer una búsqueda rápida y encontrar el modelo más cómodo.

Pero es importante recordar que la hoja de cálculo debe ser personalizada y actualizada con los datos específicos del condominio en el que usted es el administrador.

La mayoría de las hojas de cálculo disponibles en línea vienen con tres pestañas:

1. Plan de cuentas

En esta pestaña de la hoja de cálculo se describirán todas las cuentas (recepción de cuotas, recepción de solicitudes, gastos de los empleados, seguros, impuestos, etc.).

El plan contable debe estar personalizado y describir todas las cuentas de su comunidad de propietarios.

2. Estado financiero

Conjunto de informes contables que exponen la situación financiera de la empresa. Basándose en las declaraciones, es posible que usted:

• Controlar el flujo de caja;
• Evaluar los impuestos; y
• Gestionar mejor los aspectos financieros del condominio.

3. Balance de situación

Dentro de la hoja de cálculo, es interesante tener un balance de prueba de las operaciones financieras del condominio, que debe cubrir el período evaluado. Debe contener un resumen de las operaciones de ingresos y gastos, así como el saldo actual (efectivo total) del condominio.

Además, el uso de hojas de cálculo preparadas de antemano es un factor esencial para generar gráficos y cálculos automáticos.

Esto facilitará la comprensión de todos los asistentes a la reunión y también ayudará a identificar cualquier gasto excesivo que pueda suponer una carga para la tesorería del condominio.

4. Documentos de apoyo

Además de la hoja de cálculo de gastos, se recomienda tener pruebas de que las cifras presentadas son correctas. Para ello, procure reunir y presentar una serie de documentos que acrediten las cifras.

Entre ellos están:

• Certificados de autorización del FGTS, del INSS y de la Receita Federal, del condominio y de las empresas subcontratadas;
• Certificados de bomberos y pararrayos;
• RIA de los ascensores;
• Seguro para el edificio y sus empleados;
• Certificados que demuestran que los depósitos de agua han sido fumigados y lavados;
• Registros de pagos de los empleados

Toda esta información debe organizarse y presentarse junto con la hoja de cálculo de gastos y rendición de cuentas del condominio. Lo ideal es que la carpeta esté disponible para que los residentes la evalúen durante la reunión o incluso fuera de ella.

¿Cómo reducir los costes del condominio que usted administra?

Imagínese la siguiente situación: ha presentado la hoja de cálculo de gastos a todos los propietarios, pero algunos residentes se han asustado por algunos gastos y han sugerido reducciones para los meses siguientes.

Por lo tanto, es su deber como liquidador,
considerar algunas formas de reducir los gastos del condominio
generando una mayor economía.

Hay varias formas de hacerlo, por ejemplo:

• Ordenanzas inteligentes, que reducen los costes de personal;
• Instalación de bombillas LED y uso de sensores de presencia, con el fin de ahorrar electricidad;
• Inversión en mantenimiento preventivo;
• Hacer la planificación de la compra de artículos comunes para el condominio en tiendas de venta al por mayor, asegurando mejores precios;
• Busque alternativas para reducir los costes de las facturas de agua y energía.

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• El proceso de instalación es bastante sencillo;
• No requiere un mantenimiento preventivo especializado;
• Hace que su condominio sea más sostenible;

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