Planificación anual del condominio: así se hace

De acuerdo con los artículos que ya hemos publicado, entender la gestión de condominios como un Proceso de Negocio y hacer la planificación anual del condominio es una de las mejores maneras de optimizar la gestión, mejorar el uso de los recursos disponibles, ya sean financieros, humanos o insumos de cualquier tipo.

Para ello, lo ideal es que, al comienzo de un nuevo año, el administrador del edificio elabore algunos documentos que le ayuden a controlar las actividades en el condominio.

Tres documentos son fundamentales: un plan de accióndocumento, para lo que debe ser cambiado o implementado en el condominio; un
control financiero
para mantener los ingresos y los gastos bajo control;
un programa de mantenimiento predictivo/preventivo
para garantizar la seguridad y el control de las instalaciones.

Lo que leerá en este artículo:

• Cómo elaborar un plan de acción
• Enumere las tareas relacionadas con estos objetivos
• Enumerar los objetivos en hojas de cálculo con todas las tareas implicadas
• Cómo elaborar la hoja de cálculo de control financiero
• Mantener un estricto control financiero y realizar ajustes siempre que sea necesario
• Cómo crear un programa de mantenimiento preventivo

Cómo elaborar un plan de acción

El plan de acción debe abordar soluciones a los problemas recurrentes, anticiparse a los que se espera que ocurran o, además, mejoras para reducir los costes o aumentar la satisfacción de los inquilinos.

Hay varias formas y métodos para elaborar un plan de acción, pero podemos simplificar la preparación de este documento en unos pocos pasos:

Definir los objetivos

Los objetivos pueden ir desde cuestiones directas, como la creación de un parque infantil en las zonas comunes, hasta acciones que priorizan la reducción de los costes del condominio y que, por tanto, merecen un análisis aún más atento y profundo.

Lo importante, sobre todo, es que los objetivos sean plausibles. Para ello, pasamos a la segunda etapa:

Crear objetivos medibles

Cualesquiera que sean los objetivos, para que el desarrollo sea perceptible y para que los errores o fallos de planificación puedan corregirse a tiempo, es necesario «dividir» estos objetivos en etapas en la planificación anual del condominio.

En el caso de los ejemplos anteriores, las etapas del objetivo «crear un parque infantil» pueden ser: propuesta del tema en la asamblea del condominio, definición del espacio que se destinará a la instalación del parque infantil, estudio de los costes para la compra de los juguetes, etc.

En cuanto al objetivo de «reducir los costes del condominio», el primer paso sería comprobar cuáles son esos costes. A partir de ahí, y para cada una de ellas, piensa en posibles soluciones. Inspeccionar el condominio en busca de fugas, para evitar el desperdicio de agua, o considerar nuevos modelos de calentamiento de agua, para reducir los costes de calefacción, son opciones viables.

La ventaja de los objetivos medibles es que permiten crear un calendario, transformando una idea (un concepto vago y abstracto, una intención) en un proyecto con análisis y conclusiones técnicas que justifican y facilitan la defensa de la propuesta ante la asamblea de condóminos y su aprobación.

Un proyecto que deja claros los objetivos propuestos, con un principio, un medio y un final definidos en una secuencia de actividades relacionadas.

Lo que nos lleva al siguiente paso del Plan de Acción:

Enumere las tareas relacionadas con estos objetivos

Pensar en una tarea de forma absoluta hace imposible medir los plazos y los costes de forma acertada y hace imposible un análisis gradual de la consecución del objetivo. Por otro lado, dividir los pasos más grandes en microtareas permite un mayor control y organización del proceso.

Un plan de acción no necesita un calendario muy estricto, pero la definición de los componentes de cada una de las tareas relacionadas con los objetivos planteados permite hacerse una idea más realista de los retos que hay que afrontar, plantear los costes y establecer un calendario.

Crear un calendario de informes en la planificación anual del condominio

Acordar con los colaboradores de cada proyecto fechas periódicas de retroalimentación sobre el avance de las tareas relacionadas con cada objetivo dará al liquidador una visión de conjunto, una noción de lo que evoluciona o se retrasa y la capacidad de priorizar las tareas, además de corregir los errores antes de que repercutan en otras etapas de los objetivos enumerados en la planificación anual del condominio.

Con todo esto en mente, es el momento de documentar el trabajo para empezar a ejecutarlo.

Enumerar los objetivos de la planificación anual del condominio

Se puede preparar fácilmente en Excel una hoja de cálculo para la presentación y el control del plan de acción, según el modelo que figura a continuación:

En inglés, utilizan un acrónimo para guiar la creación de planes de acción, que puedes utilizar para desarrollar una hoja de cálculo eficiente: lo llaman SMART. Las letras significanEspecífico, Medible, Alcanzable, Relevante, Limitado en el tiempo.

Esto significa que sus objetivos deben:

• tener un enfoque bien definido;
• posibilidad de ser medido;
• posibilidad de que se logre;
• ser importante para la gestión del condominio;
• en un periodo de tiempo determinado.

Con estos conceptos en mente, es más fácil pensar en las tareas y hojas de cálculo de un condominio de forma organizada, por muy voluminosas que sean.

Cómo elaborar la hoja de cálculo de control financiero

Es esencial que el liquidador sepa prever y controlar los ingresos y gastos del condominio.

Para llevar a cabo esta planificación y garantizar la ejecución de los proyectos de condominio, es necesario tomar algunas medidas para la preparación de una planificación asertiva:

Averigüe cuáles son los costes del condominio

Esta encuesta puede realizarse en los controles de gasto de años anteriores. Los valores no tienen por qué ser (ni serán) idénticos, pero es posible trabajar con estimaciones.

Los gastos ordinarios y extraordinarios del condominio más comunes son:

Gastos ordinarios

• Personal y RRHH;
• Consumo (agua, luz, gas);
• Mantenimiento y conservación;
• Administrativa (Contable, empresas subcontratadas…);
• Materiales;
• El seguro.

Gastos extraordinarios

• Emergencias
• Mejoras
• Indemnizaciones y reparaciones

Además, es esencial que el condominio cuente con un fondo de reserva, en el que se depositan todos los ingresos sobrantes, para garantizar la financiación de nuevas inversiones y también para hacer frente a imprevistos.

Mantener un estricto control financiero y realizar ajustes siempre que sea necesario en la gestión del condominio

Nuestros planes no siempre salen como deberían. El administrador del edificio debe estar preparado para identificar los cambios en la planificación financiera e informar a los copropietarios sobre los cambios necesarios en la planificación anual del condominio.

Esta es una de las formas de ahorrar dinero y evitar gastos innecesarios en el condominio. Para ello, el siguiente documento es crucial:

Programa de mantenimiento preventivo del condominio

Un buen programa de mantenimiento reducirá los costes de mantenimiento del condominio hasta en un 70%. Mantener las instalaciones y los equipos en buen estado siempre es más barato que tener que comprar equipos nuevos o realizar reformas y reparaciones.

Existe una norma de la ABNT (NBR 15575) que trata del mantenimiento preventivo de edificios y que debe ser conocida por el Administrador de Edificios, o por su empleado encargado de controlar y supervisar los procesos de mantenimiento.

Este documento tiene un anexo en el que se describen diversas actividades. Sólo es necesario adaptarse a la realidad del condominio y mantener el control y la supervisión de las actividades, asegurando que se lleven a cabo según lo previsto. También existen plantillas en línea para los horarios, así como programas informáticos que facilitan este control.

Por último, recuerde: estos controles y planes deben pasar por las Asambleas, para garantizar una gestión transparente del condominio.

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