Como promover uma gestão transparente no condomínio

Uma boa gestão de condomínio envolve desafios que vão desde a organização financeira até a mediação de conflitos entre moradores. E em meio a todas essas responsabilidades, promover a transparência nesses processos, controles e tarefas é um dos pilares mais importantes para garantir a confiança dos condôminos e manter a convivência harmoniosa.

E se você quer saber como fazer isso, na prática, e agregar mais credibilidade à gestão de seus condomínios, preparamos este post exclusivamente para mostrar como a transparência na administração condominial pode evitar desentendimentos, melhorar a comunicação e garantir o cumprimento das obrigações legais, além de apresentar boas práticas que podem ser implementadas para assegurar uma gestão clara e eficiente.

Boa leitura!

Por que a transparência é fundamental na gestão condominial?

Indiscutivelmente, a transparência é essencial para garantir que os moradores confiem na administração e entendam como os recursos do condomínio estão sendo utilizados. Afinal, uma gestão clara evita conflitos e desconfianças que, com o tempo, podem comprometer a harmonia entre os condôminos.

Imagine, por exemplo, que o condomínio cobre uma parcela alta todo mês por conta de um reparo estrutural, mas que estes gastos não tenham sido devidamente detalhados em alguma ata, reunião ou documento oficial. 

A falta de clareza em relação às finanças, ao planejamento de obras e à resolução de problemas diários pode gerar atritos. Logo, a transparência é fundamental para que todos tenham acesso às mesmas informações, criando um ambiente de confiança mútua e cooperação.

Além disso, é importante ressaltar que a gestão condominial está diretamente ligada ao cumprimento das obrigações legais, como a prestação de contas e o respeito às normas do Código Civil, especificamente o Art. 1.348, que impõe ao síndico o dever de prestar contas anualmente e sempre que exigido.

Nesse sentido, a gestão transparente no condomínio garante que as atividades administrativas estejam em conformidade com a lei e que as finanças sejam geridas de forma ética, responsável, e principalmente, acessível a todos.

Boas práticas para promover uma gestão transparente no condomínio

Existem diversas práticas que podem ser implementadas para garantir que a administração condominial seja mais transparente, ética e clara para todos os envolvidos.

E para exemplificar melhor tudo isso, confira abaixo algumas dessas sugestões:

1. Apresentação de tabelas de gastos detalhadas

Uma das formas mais eficazes de garantir uma gestão transparente no condomínio é por meio da apresentação de uma tabela detalhada de gastos.

Afinal, é fundamental que todos os condôminos saibam, com detalhes, como os recursos estão sendo alocados, o que inclui custos fixos, como folha de pagamento, água, luz e manutenções, além de gastos imprevistos ou emergenciais.

Na prática, isso é muito simples de fazer (mesmo que seja em planilhas de Excel) e pode ser compartilhada de diferentes formas, como no boleto mensal, em aplicativos próprios, sites, quadros de informações, entre outros.

No fim, isso ajuda a evitar questionamentos sobre a utilização das finanças e reforça a confiança na administração.

2. Disponibilidade para atender demandas dos condôminos

A facilidade de comunicação entre condôminos e gestores é também uma das características indispensáveis em uma gestão transparente de condomínios.

Para isso, a gestão precisa ter disponibilidade para atender prontamente as dúvidas e demandas dos moradores, sempre que necessário.

Assim, manter canais abertos de comunicação, seja por e-mail, telefone, site, apps ou mesmo pessoalmente, é uma forma de mostrar que a administração está disposta a ouvir e responder às preocupações dos condôminos.

Além disso, organizar reuniões periódicas e encontros para debater temas relevantes, apresentar resultados, entre outros dados, é também uma forma de se trabalhar bem a comunicação no condomínio.

3. Uso de tecnologia especializada na gestão condominial

Atualmente, existem diversas ferramentas tecnológicas que facilitam a gestão e promovem maior transparência.

Por exemplo, softwares de gestão condominial permitem o acesso rápido a relatórios financeiros, reservas de áreas comuns, registro de ocorrências e comunicação com os moradores.

Mas caso este tipo de investimento fuja dos interesses ou orçamentos da gestão do condomínio, ainda é possível aproveitar outros tipos de tecnologia sem grandes custos, como planilhas, aplicativos de controle e organização de tarefas ou mesmo grupos de WhatsApp.

4. Prestação de contas dos custos eventuais

Imprevistos como obras de manutenção emergenciais ou outras despesas não previstas precisam ser comunicados detalhadamente aos condôminos de forma clara e rápida.

Aliás, esses são sem dúvidas os principais gastos que podem causar estranheza ou desconfiança por parte dos moradores, justamente por serem inesperados.

Sendo assim, manter todos informados sobre os custos extraordinários ajuda a compreender melhor onde o dinheiro está sendo aplicado e mostra que a gestão está comprometida com a transparência e responsabilidade.

5. Realização de assembleias periódicas

Como bem destacamos mais acima, as assembleias condominiais são momentos cruciais para garantir a transparência e a participação de todos nas decisões importantes do condomínio.

Nessas reuniões, questões financeiras, planejamentos de obras e outros temas de interesse comum podem ser discutidos e esclarecidos, além de permitir a participação de outras pessoas de fora da administração do condomínio.

6. Abertura para críticas, sugestões e ideias

Por fim, uma forma de promover uma gestão moderna, dinâmica e transparente no condomínio é “abrir espaço” para que condôminos possam expor suas visões, ideias e propostas.

Por exemplo, a necessidade de uma obra ou de um investimento específico pode receber diferentes sugestões dos próprios moradores, como a escolha do material ideal a ser usado, a indicação de novas tecnologias no mercado, a recomendação de fornecedores de referência, entre outros aspectos.

Na prática, isso permite “trazer” o morador mais próximo da gestão do condomínio e, claro, gera mais confiança, interação e, inclusive, pode gerar melhores resultados nos investimentos e redução de custos.

Em resumo, a gestão transparente no condomínio não é apenas uma boa prática, mas uma necessidade para garantir a confiabilidade dos condôminos, minimizar conflitos e assegurar o cumprimento das obrigações legais.

Curtiu? Quer mais dicas sobre como melhorar a gestão do seu condomínio? Então, acesse nosso material exclusivo sobre Legislação, inadimplência e resolução de conflitos: o guia completo para síndicos profissionais e saiba como implementar práticas eficientes para uma administração de sucesso!