Passo a passo para conduzir uma assembleia de condomínio sem dor de cabeça (ou quase)

Independentemente do tamanho do prédio e da quantidade de moradores, organizar e convocar a assembleia de condomínio é papel fundamental de todo síndico. Mas para que este tipo de reunião realmente faça sentido e aborde, de fato, assuntos comuns e relevantes a todos, é imprescindível que haja planejamento e organização, desde a elaboração das pautas, até a entrega das atas. 

E por isso, se você também é síndico e quer inspirações para conduzir uma assembleia em seu condomínio, não deixe de conferir este post até o final e veja o passo a passo que separamos a seguir. 

Boa leitura! 

Qual a importância de saber conduzir uma assembleia de condomínio? 

Quem é síndico de condomínio sabe bem que, além dos controles administrativos, é preciso muitas vezes lidar com problemas que envolvem fatores pessoais, individuais e até mesmo sociais dentro do ambiente do prédio. 

Além disso, é papel do gestor e dos respectivos condôminos compartilhar ideias, sugestões e críticas inerentes ao condomínio, visando sempre o bem-estar comum, melhorias na estrutura e a qualidade dos processos internos. 

E nada mais adequado para debater e tratar todos esses assuntos em conjunto do que uma assembleia de condomínio. No entanto, como bem se sabe, em muitos casos, esse tipo de reunião pode não motivar a participação de todos os moradores, e de certa forma, isso se dá constantemente por uma má condução dos assuntos ou por não apresentar soluções práticas.

Sendo assim, muito mais do que manter um cronograma de reuniões no condomínio, é imprescindível que esses encontros sejam úteis, relevantes e, principalmente, gerem soluções e regras após as atas. 

Com isso, podemos destacar de forma resumida que uma assembleia de condomínio tende a agregar os seguintes benefícios à sua gestão. Confira:  

• possibilita a troca de ideias, opiniões, sugestões e críticas de todos os condôminos;  
• reúne assuntos e temas de interesse comum a todos os envolvidos;  
• estabelece regras, permissões e proibições no condomínio;  
• proporciona mais transparência às ações e decisões tomadas pela gestão. 

Como conduzir uma assembleia de condomínio? 

Neste tópico, a ideia é trazer sugestões e conselhos úteis sobre como conduzir uma assembleia de condomínio de forma planejada e organizada. Portanto, não se trata de um modelo padrão e único, servindo apenas como inspiração para você aplicar na prática. 

Sendo assim, dividimos o passo a passo em três etapas: antes, durante e após a reunião. 

Vamos conferir? 

Antes da assembleia de condomínio 

Aqui, o ideal é que se faça um planejamento detalhado sobre como serão as reuniões de condomínio e quais assuntos devem ser tratados durante a assembleia. 

Assim, destacamos algumas sugestões práticas. Confira! 

Elabore um calendário

O primeiro passo de uma assembleia de condomínio é definir o calendário das reuniões e, na prática, isso pode ser estabelecido levando em consideração a preferência dos condôminos ou simplesmente a partir da disponibilidade do gestor. 

Como dica, busque estabelecer datas pré-definidas, como todo dia 30 ou bimestralmente, por exemplo. 

Convoque os participantes

O segundo passo do planejamento da assembleia de condomínio se refere à comunicação dentro do ambiente comum. Na prática, você pode aproveitar os próprios espaços do condomínio com placas, cartazes e expositores, por exemplo, em corredores, elevadores, estacionamentos, portarias etc. 

Outra forma complementar é usufruir dos canais digitais, bem como endereços de e-mail, grupos de WhatsApp, SMS, entre outros. 

Como dica, o ideal é que se trabalhe todos esses meios de comunicação em conjunto, ou seja, tanto de forma impressa, como digital, justamente para tentar convocar todos os participantes. 

Defina as pautas 

O terceiro e último passo essencial do planejamento da assembleia de condomínio se refere às pautas a serem debatidas durante a reunião. 

Aliás, esse talvez seja o ponto mais importante dessa etapa, justamente por possibilitar otimizar o tempo usado e manter uma organização geral sobre os temas abordados. 

Por fim, depois da primeira assembleia, é fundamental que as pautas sejam sempre atualizadas, que sejam realmente relevantes a todos os participantes (ou pelo menos, à maioria) e que gerem propostas e soluções. 

Durante a assembleia de condomínio 

Nessa etapa, a ideia é sugerir maneiras de conduzir a reunião de condomínio de maneira organizada e que atenda, tanto o tempo estabelecido no planejamento, como também consiga abordar todas as pautas destacadas anteriormente. 

Confira! 

Seja pontual

Parece óbvio, mas a pontualidade é fator imprescindível em uma boa assembleia de condomínio. Portanto, preze ao máximo esse fator durante a reunião. 

Ou seja, evite atrasos, cancelamentos ou mudanças de datas e horários das reuniões, pois isso pode desmotivar e até mesmo desacreditar o encontro. 

Mantenha a ordem e dê espaço para a fala dos condôminos

É papel do síndico conseguir conduzir a assembleia de condomínio e evitar que a reunião perca o rumo e acabe sem abordar os assuntos essenciais. 

Como dica, mantenha a postura de liderança, divida a reunião em etapas, reforce as pautas antes de começar e estabeleça regras claras. 

Por fim, abra espaço para os participantes exprimirem suas opiniões, sugestões e críticas de forma organizada e controlada. 

Traga feedbacks das últimas assembleias

A assembleia de condomínio deve ter uma dinâmica cíclica. Ou seja, ela não termina definitivamente. Pelo contrário, ela deve sempre dar continuidade às últimas edições e, para isso, é fundamental trazer atualizações, resultados e feedbacks dos últimos encontros. 

Por exemplo, uma pauta levantada na última reunião deve apresentar um prazo ou uma solução nas próximas assembleias. 

Depois da assembleia 

Aqui, basicamente, o mais importante é elaborar um documento detalhado, que aborde tudo o que foi debatido e acertado durante a reunião, conforme veremos a seguir. 

Elabore uma ata da reunião

Enfim, o passo final de como conduzir uma assembleia de condomínio se refere a elaboração de uma ata, que nada mais é do que um documento de registro e resumo sobre o que ficou acertado durante a reunião. 

Assim, é indicado registrar os problemas relatados, as ações e planos a serem tomados, as pautas que já foram resolvidas e propostas para as reuniões futuras. 

Em resumo, essas são algumas dicas essenciais sobre como preparar e conduzir uma assembleia de condomínio que tenha realmente propósito e que possa agregar melhorias, tanto à gestão, como ao dia a dia dos moradores. 

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